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ビジネスに於ける“報告”の重要性について

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こんにちは。

仲村和也です。

最近、blogで報告についてたまにお話ししますが、
この“報告”ということだけでも、説明を始めると数時間かかります。

数時間というわけにはいきませんが、今回はこの“報告”についてのポイントをお話ししていきましょう。

ビジネスの上で“報告”は絶対に必要なもの

オーナー様で、報告の仕組みが出来ていない方がわりと多いので、今度この内容に関するセミナーも考えています。
まず問題なのは、みなさんが報告の意味を理解していないことです。

仮に会社でスタッフがミスをしたとします。
そこで大切なのは、なぜそれが起きてしまったのか? ということです。
そしてその流れを作ったのはオーナーです。

ビジネスには、命令する人がいて実行する人がいます。
基本的には、このふた通りの人間がいます。
要はこれがないと、現場は烏合の衆となってしまってバラバラ、コントロールをすることが出来ません。

ハッキリ言うと、オーナーが現場で頑張っている限り、そこに企業の拡大はないのです。
現場に立つオーナーが悪いと言っているわけではありません。
自分も現場で仕事ができるサロンを目指しているのであればそれでいいでしょう。
ですが、これだと“命令と実行”の棲み分けをしっかりとすることが難しくなってしまいます。
UNIQLOやニトリなどの企業のオーナーがレジに立っていることはないです。
もし企業として考えているのなら、ネイルサロンをビジネスとしてやっていきたいのであれば、オーナーが現場から外れる仕組みを作っていく必要があります。
そして、その仕組みには報告は絶対なのです。

ついでに言えば、ビジネスでは「ホウレンソウ」が仕事を円滑に進める上で重要です。これは基本中の基本なので、みなさんもよくお解りかもしれませんが、つい忘れがちになってしまうことも多いので、常に頭に入れておくことが大切です。

ホウ=報告

上司からの指示や命令、そしてトラブルやミスがあったときに、部下がその経過や結果を知らせること。

レン=連絡

上司、部下に関わらず、情報を関係者に伝えること。ただし、この時には自分の意見や憶測などは入れずに、情報だけを伝える。

ソウ=相談

判断に迷ったり意見を聞いて欲しいときなどに上司や責任者、先輩、同僚などに話しをしてアドバイスを貰ったりすること。

これらが出来ていないと、上司や部下、スタッフ間の意思の疎通がスムーズにいかないので、仕事の効率が悪くなってしまいます。
簡単そうで意外と出来ていないことですので、覚えておいて下さい。

報告したくない、その理由

話しを元に戻しましょう。
報告の中で特にミスなどの内容の場合は、「報告をしたくない…」という気持ちが働くことが多いです。
なぜしたくないのか?

そこには叱咤とかプライドがあるからです。
これは根本的な部分の考え方を変える必要があります。
悪い報告があったとしたら、その部分はそのまま会社の悪い部分、ということなのです。
ここがよくなれば、会社としてさらに素晴らしいものに成長していくことが出来ます。

“私の犯したミスは悪いです。だけど、もっとこうすればこのミスは改善されるはずです。ですから次回からはより効率よく内容もよくなります”
というように持っていくことは出来るはずです。

「言いにくい=叱咤される」ということがもう身体に染みついているので、まずはそこから変えていくことです。
子どもの頃のことを思い出して下さい。
何か悪いことをしてしまったときに、親に正直に話すことは出来なかったですよね?
それは怒られるのが嫌だったからです。怖かったからです。
ビジネスの上でも、ミスを報告すると怒られる、というように考えるのは根本的には同じことです。

ですが、仕事上のミスはそのままにしておくと事態が大きく拡がってしまう可能性もあるので、怒られたくないから報告しなかった…では済まされないのです。
そのことを、スタッフたち部下にしっかりと認識させることが重要です。
報告、特に悪い報告=怒られる、ということではなく、会社のための改善案、という認識が必要です。
怒鳴ったりして萎縮させるのでは意味がありませんし、ますます報告をしなくなっていきます。

そうではなく、ミスはミスとして注意して、では今後どうすればいいのか? ということを本人はもちろん、同時にオーナーたちも含めて考えいくことです。
報告には、“これから改善していく”という重要な意味があることを教えておくことが大切です。

分業でいくのであれば、いろいろな物事に対して常に改善していかないと組織は作れません。
だからその意味を、スタッフ全員で把握していくことが必要なのです。

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