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“空いている時間”にやることのリストはありますか?

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こんにちは!

コンサリスタ・アドバイザーの後藤です。

先日、顧問先のオーナー様から「“空いている時間”を管理するにはどうすればいいのか?」というご相談を頂きました。

仲村も、このブログでよくルール作りやマニュアルについてお話ししていると思いますが、“空いている時間”については今までもオーナー様たちからご相談を頂いてきたので、今回はそこについてのお話しをしたいと思います。

スタッフたちは、お客様のいない空き時間に何をしている?

勤務時間内にお客様から予約が入っていれば施術をしているというのは、オーナー様が現場にいなくても把握しやすいと思いますが、お客様がいない空いている時間にスタッフが何をしているのかイマイチよく解らない、というオーナー様も多いです。

話しを伺っていると、この部分での明確なルールがないことが多く、それぞれスタッフに任せているネイルサロン様も少なくないようです。
この場合、現場をしっかりと把握して管理している方がいればそこまで問題が表面化しないと思いますが、そのような責任者がいないというサロンであれば、特にリストを作ってやるべきことの優先順位までを記した方が管理はしやすくなります。

顧問先のオーナー様からの連絡で、「今日は空いている時間があったはずなのに○○が出来ていなくて…まさかサボっているとは思わないけれどいったい何をしているのかが解らないです」ということもよく耳にします。
この○○に入る内容は、
・サンプルがひとつも出来ていない
・アルミやコットンなど消耗品在庫の補充が出来ていない
・店内の掃除や整理整頓が出来ていない
・釣り銭の両替が出来ていない
など、オーナー様によってそれぞれ違うのですが、簡単にいうとオーナー様がスタッフたちに対して“空いている時間”にやっていると思っていること(やって欲しいこと)が出来ていない、ということです。
これはなぜなんだ!!!!????…と。
実際に現場を訪問して見ていると、やるべきことに気が付かずに別の作業に時間を使ってしまっているので、時間はあるのに出来ていない、ということがよくあります。
ただこれは、ある意味では仕方のないことでもあるのです。

組織の大きさに拘わらず必要なルール

まだ1店舗だし、スタッフ数も少ないからルールよりも協調性を大切にしたい、と敢えて決まりごとを作らないというオーナー様もいるとは思いますが、組織というものが複数の人間による共同体である以上、人数の少ない多いに拘わらずその組織を束ねて、しっかりと機能させられるためのルールを定めておかないと様々な弊害が起こってきます。

オーナー様が見られないところでスタッフが何をやっているのか解らない…。
出来ていると思っていたことがなぜか出来ていない…。

これらも組織としての価値観の違いからくる弊害のひとつといえるかもしれません。

そして「それくらいは言われなくてもやるべき」というのは、ハッキリいって通用しないのです。
だからといって、スタッフたちをただ単に怒ってしまうのもNGです。

最初からスタッフたちにやる気がない、というではない限り、空いた時間にこれをやろう、やらなくちゃ、ということはスタッフも考えているはずです。
ですが、それぞれの考え方は違うものなのでどうしてもそこでズレてしまう部分が出てくるのです。
時間が空いているときにどこの何をチェックして、足りなければ補充、汚ければ掃除したり整理したりする…まずやらなければならない優先順位をしっかりと把握できているスタッフというものは、そうそういるものではありません。

各個人で考えることが、果たしてサロンの経営戦略に合ったものなのかどうか? これはある程度のガイドラインがなくては現場のスタッフも解らないのです。

やることの優先順位も、必ず決めること

ルール作りやマニュアルというと少し大げさに聞こえてしまうかもしれませんが、TODOリスト(日常業務で“行うべきこと”を記録しておくアプリケーション)のように空いている時間にすることを細かく書き出して優先順位を考えてみましょう。

「新作チップの作成」
「アルミやコットンなどの消耗品の補充」
「ブログやSNSのアップ作業」
「カルテの整理」
「在庫のチェック」
「サロン店内の整理整頓」
など、これらを曖昧な表現を避けて細かく具体的に書いてみるのです。
もちろん、サロン様によってその優先順位は変わってくると思いますので、ここはサロンの経営戦略に沿った順番をよく考えましょう!

例えば、毎月決められた日にスタッフ全員で新作チップの製作日を設けたり、毎日(これが厳しければ週に1回でも)サロンのオープン前に必要最低限の在庫のチェックをしたり。こういうルールがあるサロン様であれば、空いた時間には他のことを優先的にやって貰った方がいいかもしれません。
ホットペッパービューティーを使わずに、主にホームページやSNSで集客をしているというサロン様なら、そこに記事や写真をアップするということなどの優先順位も変わってくると思います。

ただ、ネイリストオーナー様であればこれらのことは割りとスムーズに考えていけると思うのですが、ネイルのことが全く解らないオーナー様の場合だと、何をどう決めていけばいいのかが解らないかもしれません。
こういう時には店長やアドバイザーに相談してもいいですし、ベテランネイリストに協力して貰うのも方法だと思います。
この時には、自分のビジョンや経営戦略を理解して貰うことが大切ですので、しっかりと伝えておくようにしましょう。

サロンにいられる時間があまりないというオーナー様のところでも、このリストを作成したことによって現場からもやるべきことが明確で動きやすくなった、という声を頂きましたが、何よりも良かったと思うのは店長が指示を出さなくてもリストやルールに沿ってスタッフ個人個人が判断して動けるようになったことです!!

現場運営が円滑に行えるように環境を作ることは大切なことです。
それだけではなく、現場への心配が減ることはオーナー様の余分なストレスがなくなることにも繋がります。小さなことのようですが、雑多なストレスが減るというのは精神衛生上も、経営戦略を考えていく上でも大切なことだと思います。

リストを作っても、スタッフたちが「わかった」だけで留まらずに、リストを基準に「出来る」まで指導していきましょう♡
そしてそれが定着することが出来れば、サロンの向上にも繋がってくると思います。

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